Risk yönetimi, işletmelerin faaliyetlerini yürütmesini sekteye uğratabilecek çeşitli problemlerin kontrol altına alınma sürecini ifade eder. Bu süreç, iş sürekliliğinin sağlanabilmesi için hayati önem taşır. Öyle ki risk yönetiminin sistemli bir şekilde gerçekleşemediği durumlarda işletmeler hayatta kalmakta zorlanır.
Bu anlamda işletmelerin hayatını tehdit eden birçok farklı risk türü bulunur. Operasyonel riskler, direkt olarak işletmelerin günlük faaliyetlerini olumsuz etkileyen risk bütünlüğünü ifade eder.
Bu risklerin sistematik bir şekilde kontrolünü sağlayan operasyonel risk yönetimi, iş sürekliliğini büyük oranda garanti altına alır. Peki işletmeler, bu denli önem teşkil eden operasyonel riskleri nasıl yönetebilir?
Olumsuz koşullar altında bile hayatta kalmayı hedefleyen her işletmenin göz önünde bulundurması gereken risk yönetimi adımları ve iş sürekliliği stratejilerini hep birlikte inceleyelim!
Operasyonel Risk Yönetiminde 4 Temel Aşama 
İşletme içerisindeki olağan akışın bozulduğu durumlarda, işletmeler iş sürekliliğini sağlayabilmelidir. Aksi takdirde, telafi edilmesi imkânsıza yakın finansal problemlerle karşılaşılır. Buna ek olarak işletmeler, dışarıdan gelebilecek her türlü tehdit için de savunmasız hale gelir.
Yoğunlukla işletmelerin iş akışının şirket içi problemler dolayısıyla sekteye uğradığı durumları ifade eden operasyonel risklerin, iş sürekliliğini sağlayabilmek için nasıl yönetilmesi gerektiğine göz atalım:
1. Risk Analizi
Bir sorunun çözümündeki ilk aşama, öncelikle sorunun belirlenmesini kapsar. Sorunun doğru şekilde algılanmadığı durumlarda çözüme ulaşmak neredeyse imkânsızdır. Aynı şekilde, risk yönetimi söz konusu olduğunda işletmeler için de ilk adım olası risklerin belirlenmesidir.
Risk yönetiminde iş sürekliliğinin önemi göz önünde bulundurulduğunda buradaki ilk adım en önemli faaliyetleri sekteye uğratacak durumların belirlenmesidir.
Siber güvenlik, personel hataları, üçüncü taraflar dolayısıyla oluşabilecek problemler, teknolojik sorunlar gibi risklerin analiz edilmesi gerekir. Bu süreç, işletmenin tüm departmanlarıyla koordineli bir şekilde gerçekleştirilmelidir.
İş sürekliliği, işletme içerisindeki her çalışanın emek ve çabasıyla şekillenir. Aynı şekilde, her çalışanın olağan akışın bozulduğu durumlarda üstleneceği görevlerin de belirlenmesi gerekir.
2. Risk Düzeylerinin Tanımlanması
Risk düzeylerinin belirlenmesi, risk yönetimi sürecinde izlenecek adımların kesinleştirilmesinde önem arz eder.
Bu adımda olası operasyonel riskler ortaya çıkma olasılıkları ve oluşturacakları etki düzeylerine göre derecelendirilir. Böylece işletmeler, risk yönetim sürecinde hangi noktalara daha fazla önem göstermeleri gerektiğini belirleyebilir.
Bu süreçte işletmelerin hangi risklere odaklanması gerektiğini ortaya koyan “risk matrisi” geliştirilmiştir. Firmalar bu araçtan yararlanarak risk düzeylerinin tanımlanma aşamasını optimize edebilirler.
3. Risklerin Azaltılması
Riskler tanımlandıktan ve öncelikleri belirlendikten sonra, bu risklerin azaltılması için çalışmak daha kolay hale gelir. Firmalar, teknoloji yatırımlarıyla güvenlik önlemleri alarak risklerin azaltılmasını sağlayabilir.
Aynı şekilde, operasyonel risklerin belli bir bölümünü sigorta poliçeleri gibi üçüncü şahıslara transfer edebilirler. Böylece, potansiyel risklerin şirket üzerindeki olumsuz finansal etkileri azaltılabilir.
Risk yönetimi sürecinin bu aşamasında, maliyet ve kazanç dengesini bulmak da oldukça önemlidir. Şirketler olası riski kontrol altına almanın mı, uğrattığı zararı telafi etmenin mi daha maliyetli olduğunu belirleyerek akılcı kararlar almalıdır.
4. Risklerin Takibi ve Raporlanması
Operasyonel risklerin düzenli takibi, risk yönetimi sürecinin önemli bir parçasını oluşturur. Risklerin belirli aralıklarla kontrolünün sağlanmasıyla birlikte olası değişiklikler de süregelen risk yönetimi sürecine dahil olur.
Bu değişiklikler şirketin iş akışında yaptığı değişiklikler veya teknolojik gelişmeleri kapsayabilir.
Bu adımda, risklerin gerçekleşme ve zarar potansiyellerini ortaya koyan Temel Gösterge Yaklaşımı, risklerin izlenmesinde işletmelere kolaylık sağlar. Risklerin takibini izleyen raporlama aşaması oluşabilecek risklere karşı gard görevi görmekle birlikte, risk yönetimi sürecinin bütünüyle doğru bir şekilde algılanıp geliştirilmesine yardımcı olur.
Raporlama aşamasında, yine şirket içindeki her departmanın koordineli bir şekilde çalışması şarttır. Başta yönetim kurulu olmak üzere her çalışan raporları düzenli olarak incelemeli ve süreci iyileştirmek amacıyla kararlar alabilmelidir.
Risklerin düzenli olarak takip edilmesi ve raporlanması, sürece mutlaka fayda sağlamalıdır. Aksi takdirde, şirket için zaman kaybı oluşturabilir.
Başarılı Risk Yönetimi ve İş Sürekliliği Stratejileri
İşletmelerin karşılaşabileceği riskler yalnızca operasyonel riskler ile sınırlı değildir. Firmalar, rekabet baskısından itibar kaybına kadar sayısız durumla mücadele etmek zorunda kalabilir.
Bu gibi durumlarda da tıpkı operasyonel risklerde olduğu gibi iş sürekliliği tehlikeye girer. Bu potansiyel risklerin etkisini başarılı bir risk yönetimiyle en aza indirgemek ve iş sürekliliğini sağlamak için bazı önemli stratejilere hep birlikte göz atalım:
Risk Değerlendirmesi Yapın ve Plan Oluşturun
Her şirketin üstesinden gelmesi gereken kendine özgü riskleri bulunur. Bu yüzden, sistematik bir risk yönetimi için potansiyel riskleri belirlemek ve buna uygun bir planlama yapmak gerekir.
Bu durumda ilk olarak, bu riskler belirlenmeli ve önem sırasına koyulmalıdır. Detaylı bir analiz yapılmalı, işletmenin her departmanının nasıl ve ne derece etkilenebileceğine dair bulgular ortaya koyulmalıdır.
Bu analiz sonucunda ise, iş sürekliliği planlaması oluşturulmalıdır. Unutulmamalıdır ki, risk yönetimi ve iş sürekliliği birbirini besleyen ve iç içe geçmiş iki kavramdır. Bu anlamda, birlikte düşünülüp planlanmaları da oldukça önemlidir.
Sistematik bir şekilde gerçekleştirilen risk yönetimi, işletmelerin kriz anlarında temel fonksiyonları sürdürmesine olanak yaratarak iş sürekliliğini sağlar. Benzer şekilde, kriz sonrasında işletmenin kısa sürede sistematik bir şekilde toparlanmasına da imkân yaratır.
Belli Aralıklarla Toplantılar Düzenleyin
Bu süreçte iletişim, en önemli yapı taşlarından birini oluşturur. Düzenli olarak her departmanın katılım sağladığı toplantılar düzenleyerek fikir alışverişi yapabilirsiniz. H
er yönetici ve çalışanın kriz anlarında iş sürekliliğini sağlama anlamında hangi sorumluluklara sahip olduğunu bilmesi önemlidir.
Bu görev dağılımında esnek olup gerektiği zamanlarda değişime gidebilirsiniz. Aynı şekilde, iş sürekliliği planınızı da işletmenin ihtiyaçlarına göre güncelleyebilirsiniz.
Toplantılarınızı çevrim içi olarak gerçekleştirerek hem çalışanlarınıza katılım kolaylığı sağlayıp hem de güçlü bir etki yaratabilirsiniz.
Yeni nesil video konferans uygulaması OctaMeet, yüksek görüntü ve ses kalitesiyle kesintisiz bir çevrim içi toplantı deneyimi yaşamanızı sağlar. Rutin ekip toplantılarınıza tek tıklamayla bağlanmanızı sağlayan özelliğiyle, toplantılarınızı hızlı ve etkili bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.
Eğitimler Oluşturun
İşletme içerisindeki herkesin rolünü tam olarak kavrayabilmesi ve özgüven kazanabilmesi için bilgilendirici seminerler düzenleyebilirsiniz.
Böylece, çalışanlar risk yönetimi ve iş sürekliliği sağlama sürecinde sorumluluklarını tam olarak algılayarak iyi bir performans sergileyebilirler.
Düzenli Olarak Test Edin
Risk yönetim ve iş sürekliliği planı, sabit kaldıkları takdirde geçerliliklerini yitirirler. Planlarınızın her daim güncel olduğundan emin olun.
Düzenli aralıklarla gerçekleştireceğiniz testler, bu anlamda size bir yol haritası çıkarabilir. Uyguladığınız testler sayesinde zayıflıklarınızı tespit edebilir, kriz anlarında edindiğiniz tecrübeler sonucunda çeşitli düzenlemelere gidebilirsiniz.
Aynı şekilde, yeni teknolojileri oluşturduğunuz planlara entegre etmekten çekinmeyin.
Veri Yedekleme ve Kurtarma Planı Hazırlayın
Potansiyel risklere karşı verilerin güvenliğini sağlamak, süreç için oldukça büyük önem arz eder. Bu anlamda, önemli verilerin yedeklenmesi ve kriz anları için kurtarma planının oluşturulması gereklidir.
Oluşturulan sistemlerin düzenli olarak kontrolü de bir o kadar önemlidir. Böylece, sisteminizin zayıf yönlerini tespit edebilir ve olası problemleri çözüme kavuşturabilirsiniz.
Uzaktan Erişim Altyapısı Oluşturun
Olası bir kriz durumunu göz önünde bulundurarak işletmeniz için uzaktan erişim altyapısı oluşturmanız gerekebilir.
COVID-19 sürecinde uzaktan erişim altyapısı bulunmayan işletmelerin iş sürekliliğinin sekteye uğradığı göz önünde bulundurulduğunda olası benzer durumlar için bu altyapı gerekliliğinin ne denli önem teşkil ettiğini anlayabiliriz.
Oluşturduğunuz altyapı için çeşitli testler düzenleyerek güvenilebilirliğini test edebilirsiniz. Böylece gerekli güncellemeleri yaparak sağlam ve güvenilir bir uzaktan çalışma altyapısına sahip olabilirsiniz.
Teknolojik Gelişmelerden Haberdar Olun
Risk yönetimi ve iş sürekliliği planlama süreçlerinizi teknolojik gelişmeler ışığında şekillendirmeniz, işletmenize büyük oranda fayda sağlar.
Olası riskleri tanımak ve risk yönetimi sürecinizi etkili bir şekilde yönetmek için çeşitli uygulamalardan yararlanarak hem etkin bir çözüme ulaşabilir hem de zamandan tasarruf edebilirsiniz.
Dijital dönüşümün öncüsü OCTAPULL’un satış gücü otomasyonu uygulaması OCTAPULL SFA, risk yönetimi süreçlerinizi sizin için daha etkili ve güvenli bir hale getirir.
Octapull SFA Risk Uygulaması ile Tanışın!
OCTAPULL SFA, tek bir platform üzerinden saha gücü verimliliğinizi artırmanızı sağlar.
Octapull SFA Risk Uygulaması, risk yönetimi süreçlerini proaktif bir yaklaşımla ele alarak potansiyel riskleri en aza indirgemenizi mümkün kılan bir Octapull SFA modülüdür.
Bu uygulama sayesinde işletmeler, olası riskleri kontrol altına alarak uzun vadede başarıyı garantiler.
Octapull SFA Risk Uygulamasının Avantajları
- Riskleri Tanıyın: Octapull SFA, sunduğu risk modülü ile olası risklerin varlık sınıflarını ve değerlerini, kaynaklarını ve tehditleri analiz etmenize olanak sağlar.
- Cari İşlemlerinizi Kontrol Altına Alın: Risk toleransınızı özelleştirmenize ve cari bazlı risk limit belirlemenize fırsat veren yapısıyla, işlemlerinizi güven içinde yapmanızı mümkün kılar.
- Önemli Tarihlerden Her Daim Haberdar Olun: Otomatik mail sistemi sayesinde belirlediğiniz tarihler öncesinde teminat mektupları ve senet işlemlerinin bitişinden haberdar olabilirsiniz. Bu sayede, işletmeniz için önem teşkil eden tarihleri kaçırma endişesi yaşamazsınız.
- Risk Yönetim Stratejinizi Genişletin: Octapull SFA Risk Uygulaması sayesinde işletmenizin ihtiyaçlarına özel olarak risk gruplarını esnek bir şekilde düzenleyebilir ve ek risk grupları tanımlayabilirsiniz. Böylece, risk yönetimi etkinizi bir adım öteye taşıyabilirsiniz.
- Potansiyel Riskleri Öngörün: Sipariş ve tahsilat gibi işlemlerinizde riskleri kontrollü bir şekilde yönetebilirsiniz. Bu özellik, potansiyel riskleri öncesinde kontrol altına almanızı sağlar.
- Onay Mekanizmasıyla Güvenle İşlem Yapın: Risk oluşturabilecek müşteriler veya yüksek maliyetli siparişler için onay süreçleri oluşturarak işlem güvenliğinizi arttırabilirsiniz.
- Rapor ve Analizler ile Adımlarınızı Sağlamlaştırın: Sunduğu detaylı raporlar ve analizler sayesinde hem satış yöneticileri hem de üst düzey yöneticiler risk yönetimi süreçlerini rahatlıkla değerlendirebilir.
Ürün ekibimizle bir demo görüşmesi planlayabilir ve Octapull SFA’nın işletmenizin risk yönetimi süreçlerini kolaylaştıran özelliklerini keşfedebilirsiniz!